現在很多企業已陸續啟動了電話外呼系統作業。為了使外呼作業達到更好的效果，同時更好的實現外呼的統一管理和調度，將外呼作業融入整個企業的營銷體系， 就很有必要強化外呼作業的工作流管理。

對于已有呼叫中心的企業，建議保留原有的管理機構的設置，呼叫中心行使外呼職能。為了提高外呼的規模化和規范化，建議將外呼職能統一劃歸呼叫中心管理。同時，建議呼叫中心系統如下進行機構設置：

1、設立外呼前臺班組，負責整個外呼任務的具體實施。前臺班組可以根據業務規模，業務類型細分為若干業務小組,如初級外呼小組、資深外呼小組，或大客戶服務組、投訴回訪組、用戶調查組等。建議通過外呼策劃班組的外呼策略及員工技能管理進行任務分配，合理地調配和利用人力資源，從而避免人力資源浪費。

2、設立質檢考評班組，負責整個外呼過程和結果的考評和質量控制。

3、設立外呼策劃班組，負責與各業務需求部門接口，負責整個外呼策略的策劃，負責整個外呼計劃的實施，負責外呼腳本的編寫，負責外呼結果的評估等工作。

4、有條件的企業可以考慮設立外呼系統的支撐崗位，沒有條件的也應有相關人員從事客服系統的維護。

電話營銷(電話外呼系統)流程管理

外呼部門需對外呼工作的生產流程、運作方式、外呼策略、外呼腳本等進行有效的管理和規范，具體建議如下：

具體外呼業務流程可按照下圖所示設計：

外呼業務數據（外呼業務需求書）由需求部門提出，以業務聯系單的形式，發往客戶服務部。外呼業務需求書應包括需要進行外呼的目標用戶，包括明確的外呼業務腳本，應給出明確的完成時間要求，以及外呼時點（如：是白天、夜晚、節假日等），如果外呼不成功，需重復的頻次等。

客戶服務部在受理業務部門的外呼業務需求書后，經由呼叫中心外呼策劃班組進行策略規劃及外呼腳本編輯，并與業務需求部門進行溝通。在無歧意的情況下，將策略/腳本進行系統加載，啟動小批量試外呼，并進行策略與腳本優化。外呼任務經過外呼策劃班組進行策略及腳本化后，直接加載在外呼系統并分配給前臺班組進行正式外呼。

電話外呼系統策劃班組及時進行外呼結果評估與分析，并將評估報告反饋至客戶服務部，由客戶服務部統一反饋至相關外呼需求部門。評估報告應包括外呼腳本中的各列示項目的結果、呼叫中心系統對該類外呼的建議、該外呼任務的目標用戶的有效率以及目標用戶成功受訪率等。